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À la lecture de notre proposition commerciale, vous serez parfois amené à lire « régie ».  Et si vous organisez votre premier voyage, vous vous poserez la question de savoir ce que c’est et comment ça fonctionne.

Voici quelques explications :

Il arrive que certaines visites ou activités ne puissent être payées à l’avance. Elles doivent être payées uniquement sur place au moment de la visite, souvent uniquement en espèces (comme les radio-phones du Musée Reine Sophie de Madrid) ou parfois en espèces ou carte bancaire. 

Le professeur responsable du groupe doit donc être en possession de cet argent sur place. 

Un professeur n’étant pas autorisé à manipuler de l’argent public, AlterRUMBO ne donne donc pas d’argent au professeur (que ce soit directement, en chèque, en espèces ou en carte bancaire, ou que ce soit par l’intermédiaire de notre partenaire local).

Si votre Intendant vous demande d’avancer l’argent sur vos fonds propres et vous remboursera ensuite, nous vous conseillons d’avoir recours à cette solution uniquement en cas de dépannage de dernière minute et sans autre solution possible.

Comment procéder alors ?

L’Éducation Nationale a mis en place un système de « régie » et le statut de « régisseur » pour pallier à cette situation.

Si vous constatez que lors de votre voyage il y aura une régie sur place, vous devrez vous rapprocher de votre Intendant ou agent comptable, le plus tôt possible car il peut dans certains cas y avoir des délais à respecter ou des délais nécessaires.

Le service comptable de votre établissement vous fera remplir des documents pour vous nommer « régisseur ». Vous serez alors habilité à recevoir et manipuler de l’argent public.

Votre Intendant pourra, selon les règles qu’il a établi et en accord avec vous, vous donnez des espèces ou une carte bancaire à votre nom avant votre départ.

Vous devrez après le voyage lui fournir les justificatifs de vos dépenses. N’oubliez donc pas de demander un justificatif pour les paiements effectués, au nom de votre établissement.

Pour une organisation sereine, nous vous conseillons de définir qui parmi les accompagnateurs tiendra la comptabilité et conservera les justificatifs. Mais attention : vous seul êtes le régisseur (ce qui engage votre responsabilité personnelle sur vos propres deniers) : donc restez le seul dépositaire de l’argent ou de la carte bancaire confiés.

Le montant de cet argent qui vous est donné directement par votre établissement est inclus dans notre proposition commerciale et fait l’objet d’une déduction de notre facture de solde.

Quelques remarques diverses :

Nous vous conseillons de toujours partir avec une petite somme en espèces pour palier aux aléas sur place (un élève a besoin d’un médicament ou de pansements qui ne sont pas toujours prévus dans la trousse que vous aura préparée l’infirmière de votre établissement; vous avez oublié votre carnet de voyage dans la famille et pour ne pas perdre de temps, vous avez besoin de prendre un taxi; un urgent besoin d’aller aux toilettes payantes; etc.). Vous pouvez demander à ce que cette avance soit incluse dans notre tarif (en nous en précisant le montant).

Vous êtes logés à l’hôtel sans être en pension complète : vous avez une régie pour vos repas. Nous vous conseillons de vous baser sur des textes officiels pour le montant des repas : ce sont des frais de mission fixés (15,25 € / repas en France au 28 février 2019). Vous pouvez demander à ce que cette avance soit incluse dans notre tarif. Dans ce cas, AlterRUMBO, en Espagne, prévoit en général 12 € / repas.